Satınalma departmanlarının en büyük iş ortakları olan tedarikçiler sayıca az, çok ya da yeterli olabileceği gibi nitelik olarak da farklı seviyelerde yer alır. Patron ve üst düzey yönetici seviyesinde de bilinmekle birlikte fikrini soracağınız hemen hemen tüm satınalma profesyonelleri tedarikçilerle girilen her türlü ilişki ve iletişimin bir maliyet olduğunu söyleyecektir. Ziyaret ve toplantılar, fiyatlama görüşmeleri (RFQ yönetimi), siparişler (PO yönetimi), fatura ve ödemelerin hepsi zaman, dolayısıyla maliyettir. Tedarikçi Portföyü Yönetimi de burada devreye girer. Hedefi tam olarak ihtiyaç duyulan sayıda ve nitelikte tedarikçi ile çalışarak maliyetleri minimize etmek ve satınalma operasyonlarını verimli bir şekilde yönetmek olan tedarikçi portföyü optimizasyonu hemen her işletmede bilinse de maalesef çoğunlukla el yordamıyla uygulanıyor. Dolayısıyla bu yazıda da satınalma operasyonlarının etkinliğini arttırmak adına son derece kritik bir adım olan tedarikçi portföyü optimizasyonu adına yapılması ve yapılmaması gerekenlerden bahsedelim. 

YANLIŞLAR

1.      Rasgele Eleme

“Çok fazla tedarikçimiz var” diyerek herhangi bir kriter koymadan, ya da en azından kriterleri net olarak tanımlamadan portföyde eleme yapmamalısınız. Günün sonunda ne elediğiniz tedarikçilerin gerçekten elenmiş olması gerektiğinden, ne de kalanların ihtiyaç duyduğunuz tedarikçiler olduğundan emin olamayacaksınız. 

2.      80/20 Pareto Kuralı Doğrudur, Ancak Doğru Uygulanırsa

İş hayatının diğer alanlarında olduğu gibi satınalmada da harcanan paranın %80’i sahip olunan tedarikçilerin %20’sine gidiyor. Ancak bunun sebebini analiz etmeden sadece en yüksek hacimde iş yaptığınız tedarikçilerle devam eder, diğerlerini elerseniz en iyi tedarikçileri kaybetme ihtimaliniz yüksek. Çünkü bazı üreticilerle yüksek hacimde iş yapmanızın sebebi diğerlerine yeterince fırsat tanınmaması, satınalma profesyonellerinin bazı tedarikçilerle daha rahat iletişim kuruyor olmasından dolayı onlara daha çok şans vermesi olabilir. 

3.      Alanınde En İyisi

Bazı tedarikçiler spesifik ürün gamlarında rakiplerinden çok daha iyi olabilir. Ancak sadece belli bir kategoride iyi olduğu için diğer kategorilerde çok daha iyi olan üreticilerin önüne geçerek sipariş alması tedarikçi portföyünü nicelik olarak optimize etmenize yararken, nitelik olarak negatif bir sonuç doğuracaktır. 

4.      Tekel Tedarikçiler 

Bazı tedarikçiler belirli bir kategoride tekel olabilir. Kabul edelim ki bu tedarikçilerle çalışmaya mecbursunuz. Yapılması gereken ise diğer tedarikçilerle aynı ürün gamlarını sürekli geliştirmeye çalışarak güncel olmasa da gelecek için alternatif yaratmaktır. 

5.      Pasif Tedarikçiler

Aslında firmanın tedarikçi portföyünde yer alsa da aylardır, belki de yıllardır sipariş alamayan tedarikçileriniz de mevcuttur. Kolay olanı bunları tek kalemde portföyden çıkarmaktır. Doğru olanı ise neden sipariş alamadıklarını araştırmak, şirketiniz veya satınalma departmanınız tarafından etkin yönetilip yönetilmediklerini anlamak ve etkin yönetilmediklerine inanıyorsanız tekrar fırsat vermektir. 

Etkin Bir Tedarikçi Portföyü Optimizasyonu

Yazının bu kısmına kadar yapılan veya yapılması muhtemel yanlışlardan bahsettik. Adım adım etkin bir tedarikçi portföyü optimizasyonu için yapılması gerekenler ise; 

1.      İhtiyaçlarınızı Analiz Edin

Tedarikçileri analiz etmeden önce şirketinizin ihtiyaçlarını analiz etmelisiniz. Tedarikçi portföyü optimizasyonu sizin için ne anlama geliyor? Tam olarak ne elde etmek istiyorsunuz? Kaliteyi mi arttıracaksınız, maliyetleri mi düşürmelisiniz, terminleri mi iyileştirmelisiniz? Öncelikle hedefiniz net olmalı. Ardından bu hedefi rakamlarla ifade etmelisiniz. Örneğin “toplam 100 tedarikçi içerisinden, her bir kategori için 2 ana tedarikçi, 1 yedek tedarikçi, her bir tedarikçi için yıllık şu kadar tutarda satınalma hacmi” gibi somut hedefleriniz olmalı. 

2.      Tedarikçi Değerlendirmelerini Rasyonalize Edin

Yeteri Kadar Objektif Misiniz?: Tedarikçi Değerlendirme Sistemleri  yazısında belirttiğimiz metodlarla var olan tedarikçilerinizi bu aşamada değerlendirmeye başlamalısınız. Değerlendirme sonucunda ise tedarikçilerinizi segmentlere ayırmalısınız. Bunun için; 

A.      Performansı yüksek tedarikçiler

B.      Bekleneni veren ancak proaktif olmayan tedarikçiler

C.      Performansı düşük tedarikçiler

ya da;

A.      Stratejik işbirliği için uygun tedarikçiler 

B.      Portföyde bulunması gereken ancak ihtiyaç halinde çalışılabilecek tedarikçiler 

C.      Elenmesi gereken tedarikçiler 

şeklinde sınıflandırma yapabilirsiniz.

3.      İletişim

Tedarikçilerle iletişim de hayati önem taşıyor ancak bu adımda bahsettiğimiz tedarikçi portföyü optimizasyonu çalışmalarının şirketiniz içindeki iletişimini kurmak. Eğer satınalmayı kendinizin yönettiği veya tek bir satınalma profesyonelinden oluşan bir ekibiniz varsa iletişim büyük bir sorun olmayacaktır. Ancak birden fazla satınalma profesyoneli içeren bir ekibiniz varsa onların projeye olan inancı ve katılımı, sonucu büyük oranda etkiler. Dolayısıyla tedarikçi portföyü optimizasyonunun neden gerekli olduğu ve sonunda ne elde edilmesi gerektiği tüm katılımcılar tarafından anlaşılmalı ve benimsenmelidir. 

4.      Uygulama

İlk maddede bahsettiğimiz hedeflerinizi belirleyin ve ikinci maddede bahsettiğimiz tedarikçileri analiz edin adımlarının artık uygulama zamanı geldi. Tedarikçi portföyü optimizasyonu sonucunda elde etmek istediğiniz hedefe uygun olarak var olan tedarikçileri değerlendirmeli ve gerekli elemeleri yapmalısınız. Buradaki hassas konu ise belirli bazı ihtiyaçları karşılayan tedarikçiler portföyünüzde hiç yer almıyorsa, portföy içerisinden zorlama olarak bir tedarikçi seçmeye çalışmaktansa yeni tedarikçi arayışına girebileceğinizi de bilmenizdir. 

Deneme amaçlı küçük satınalma veya özel projeler de bu adımda karar vermenize yardımcı olabilecek uygulamalardandır.