Satınalma operasyonlarının performansı şirketlerin toplam performansına, hedeflerine ulaşıp ulaşamamasına direkt etki ediyor. Daha bütünsel bir bakış açısıyla uygulanan 7 Adımda Tedarikçi İlişkileri Yönetimi ve Satınalma'da Tedarikçi Portföyü Optimizasyonu gibi yaklaşımlar da uzun vadede amaca hizmet ediyor. Bunun bir diğer, hatta belki de en somut adımı ise Satınalma performansını arttırmak.

Özellikle ekonomik kriz dönemlerinde, ancak genel olarak da her dönemde, satınalma departmanlarının son derece önemli bir fonksiyonu olmasından dolayı satınalma performansı ölçme bu performansı arttırma yolunda kritik bir adım. Ne de olsa ancak tanımlayabildiğimiz şeyleri geliştirebiliriz. 

Aslında satın alınan ürünlerin fiyat ve maliyetlerini düşürmek şirketlere hizmet verdikleri alanda büyük bir rekabet avantajı sağladığı için satınalma performansı anlamında da yeterli görülüyor zaman zaman, hatta düşürülen maliyetler de departmanın performans kriteri oluyor. Ancak konu bundan çok daha geniş. Rekabeti her geçen gün zorlaşan iş dünyasında satınalma performans kriterleri çok daha çeşitli. Aşağıda hepsine teker teker değinelim.  

Satınalma Performans Kriterleri

Satınalma Verimliliği

Satınalmanın verimliliği dediğimizde aslında satınalınan ürünlerin maliyetinden çok departmanın yönetim giderlerinden bahsediyoruz. Belirlenen bütçeye oranla departmanın ne derece performans gösterdiğinin ölçüsü olan satınalma verimliliği bütçe içerisinde hareket edildiğinde beklentilerin üzerinde sonuç verirken, bütçe aşımında negatif sonuçlar doğuruyor. 

Satınalma Etkinliği

Satınalma departmanının aldığı ürünlerin fiyatları aslında bir performans kriteri olarak kullanılabilecek ideal bir araç gibi görünse de, fiyatların ekonomik koşullar veya arz - talep dengesi gibi kontrol edilemeyecek faktörlere bağlı olmasından dolayı hatalı yargılara varılmasına sebep olacaktır. Bu doğru veriden doğru yargıya varabilmek için stok devir hızı ve stok maliyetleri göz önüne alınabilir. (Ancak bu kriterin stoğu sezonluk olarak artan veya azalan ürün grupları için geçerli olmayacağı unutulmamalıdır).  

Satınalma İşlevselliği

Satınalmanın öncelikli işlevinin talep edilen ürünleri, talep edilen kalitede ve zamanda ve mümkün olan en düşük fiyat ile tedarik etmek olduğu düşünüldüğünde satınalmanın işlevselliği de bu kriterlerin ölçümüne bağlı olacaktır. Satınalma işlevselliğini ölçmenin en rasyonel yolu ise Satınalma Döngüsü’nün ölçümüdür. Siparişin yaratıldığı andan depoya alındığı ana kadar geçen süreyi ifade eden Satınalma Döngüsü kalite ve fiyat gibi diğer etkenler sabit tutularak hızlandırılabilir. 

Performans Göstergeleri 

Satınalma performansı temel satınalma göstergeleri kullanılarak da ölçülebilir ve hatta ölçülmelidir. Sadece şirketin faaliyet gösterdiği sektöre veya uzun vadeli hedeflerine göre hangi göstergelerin daha önemli hangilerinin ikinci derece önemli olduğu değişkenlik gösterebilir. Bunlar ise: 

Maliyet: Düzenli olarak satın alınan bir ürün veya ürünler daha düşük fiyattan alındığında bu maliyet düşürmedir ve yeni bir tedarikçi ile çalışılması veya daha uygun fiyatlı bir mudail ürün alınması gibi durumlarda gerçekleşebilir. 

Kalite: Bazen tedarikçi değiştirerek, bazen de var olan tedarikçilerle yapılan çalışmalar sonucunda alınan ürünlerin kalitesinin artması da uzun vadede şirketin ve dolayısıyla satınalma departmanının performansını etkiler. 

Satınalma Çözümleri: Uzun vadede fark yaratan bir başka kriter de farklı satınalma çözümleri. EDI, e-satınalma veya tedarikçi ilişkileri yönetimi gibi yeni sistem veya yaklaşımlar kullanılarak farklı satınalma çözümleri üretilebilir. 

Lojistik Çözümleri: Satınalmanın fonksiyonu alınan ürünlerin nakliyesi ve diğer operasyonlarını da içeriyor. Dolayısıyla yeni lojistik çözümlerle toplam maliyetin düşürülmesi veya operasyonun hızının arttırılması da satınalma performansını belirleyici faktörlerden. 

Aslında bu yazıda satınalma performansını arttırmadan çok performansa direkt veya dolaylı yoldan etki eden faktörlerden bahsettik. Satınalma performansını arttırmak için yapılan pek çok çalışma var dolayısıyla birden fazla da yöntem mevcut. Bu çeşitliliğin sebebi ise endüstriyel ihtiyaçların farklı olması, şirketlerin uzun vadeli hedeflerinin farklılığı gibi etkenler. Örneğin; bir restoranın satınalma operasyonun beklentileriyle bir matbaanınki birbirinden çok farklı. Veya aynı sektörede faaliyet gösteren şirketlerden; hedefi “büyümek” olan bir şirket ile hedefi “kârlılığı arttırmak” olan bir başka şirketin satınalma fonksiyonları da, bu departmanlardan beklentileri de farklı.  Dolayısıyla konu satınalma performansını arttırmaya geldiğinde rasyonel bir analiz ile, beklentiler doğrultusunda yazıda bahsettiğimiz kriterler değerlendirilmeli ve önemi doğrultusunda geliştirme adımları atılmalıdır.