Basitçe; tüm süreçleri online ortamlar üzerinde yürütülen satınalma operasyonları olarak tanımlayabileceğimiz E-satınalma teknolojinin hayatın her alanına girmesiyle daha da yaygınlaşmaya başladı. Ki E-satınalma iş dünyasında yaşanan “dijital dönüşüm”ün de bir parçası.

Aslında 6 Soruda E-Satınalma yazısında tanımına, en belirgin faydalarına, uygulamak için neler gerektiğine değinmiştik. Ancak kullanımı gittikçe yaygınlaşan, özellikle sektör devlerinin kısmen de olsa geçmeye başladığı E-satınalma hakkında daha detaylı bir yazı yazmanın da zamanı geldi. Ki buradaki en önemli konu da E-satınalmanın faydaları. 

Daha önceki yazıda e-satınalmanın maliyet, tedarikçi ilişkileri ve risk yönetimi açısından faydaları olduğundan bahsetmiştik. Ancak sistemin faydaları bunlarla sınırlı değil. Detaya indikçe e-satınalma ile tüm süreçlerde daha verimli bir operasyon yürütülebileceğini göreceksiniz. Ki bundan da konu başlıkları halinde bahsedelim. 

1.     Gelişmiş Bir Organizasyon ve Operasyon

Çoğu şirkette operasyonel verimlilik konusunda bir türlü çözülemeyen problemler mevcut. Sebebi dağınık organizasyon olan bu sorun, zamanla çözülmez bir hale de gelebiliyor. Ki aslında E-satınalma operasyonel verimliliği arttırmak için de kullanılabilecek bir araç. 

Şirket yapısına uygun bir E-satınalma yazılımı kullanılarak operasyonel süreçlerdeki gereksiz adımlar ortadan kaldırılabilir, dağınık süreçler bir merkezde toplanabilir ve bilgi daha verimli bir şekilde kullanılabilir. Tabii tüm bunlar da günün sonunda operasyonel verimliliği arttırmaya yardımcı olur. 

2.     Raporlama ve Dökümantasyon 

Geleneksel satınalma süreçlerinde önemli bir sorun dökümanlarda, raporlarda ve faturalarda görülen uyumsuzluklar ve hatalardır. Zira organizasyonu oluşturan birimler ve kişiler sonuca odaklanma eğiliminde olduğu için dökümantasyon gibi süreçler zorlama iş olarak görülür. Üstelik raporlama ve analiz konusunda da geçmişe dair veriler ya güçlükle toplanır, ya eksiktir ya da hataya açıktır. Tamamen otomatize edilmiş olan E-satınalma süreçlerinde ise tüm bu dökümantasyon ve raporlama işleri otomatik olarak yürütülür. Hatta özelleştirilebilir raporlar sayesinde istenilen derinlikte analiz de yapılabilir. 

3.     Analiz

E-satınalma yazılımlarının ve aktif olarak kullandıldıkları süreçlerin faydaları arasındaki belki de en önemli maddelerden biri de derinlemesine ve detaylı analiz yapılabilme özelliği. 

Ürün spesifikasyonlarından alınan onlarca farklı tedarikçi fiyatına, seçilen tedarikçiden üretim sürecindeki mihenk taşı adımlara, sevk tarihinden fatura ödemelerine kadar her adımın kaydedildiği e-satınalma yazılımları sonrasında da zengin bir analiz seçeneği sunar. Böylece önceki alımların istediğiniz bakış açılarına göre raporlarını alır, ve bu verilere bakarak sonrali alım stratejilerinizi kurgulayabilirsiniz. 

4.     Maliyet

Aslında 6 Soruda E-satınalma yazısında bu sistemlerin maliyetleri düşürdüğünden bahsetmiştik. Ancak maliyet çok çeşitli aşamalarda düşürülerek şirketlere ciddi bir avantaj sağlıyor. E-satınalma kullanan organizasyonların maliyet açısından fayda elde ettiği alan ve operasyonlar ise; 

-          Daha fazla üreticiden / tedarikçiden fiyat alarak karşılaştırma, daha uygun fiyatlar elde edilmesi, 

-          Operasyonel işlerin yazılımlar ile yapılması, dolayısıyla bu tür işler için daha az çalışan maliyeti, 

-          Operasyonel süreçlerin hızlanması, yalınlaşması ile verimlilikten kaynaklanan maliyet avantajı, 

-          Basılı materyallerin hiç kullanılmaması veya azaltılması

şeklinde sıralayabiliriz.

5.     Etkin Kontrol

E-satınalma ile azalan şeyler sadece maliyetten ibaret değil. İletişim problemleri, kişilerin herhangi bir detayı unutması gibi sebeplerden doğan hatalar ve gecikmeler de e-satınalmanın doğası gereği azalır. Standardize edilmiş ve titizlikle kaydedilmiş operasyonlar, fiyatlar, sipariş ve sevk tarihleri gibi detaylar daha yakından ve etkin kontrol edilir.

6.     Şeffaflık

E-satınalma yazılımları daha çok tedarikçiye ulaşmanın yanı sıra şeffaf fiyatlama süreci ile tedarikçilerin birbirlerinin fiyatları hakkında bilgi edinmesine, bu alandaki rekabetin artarak sizin lehinize daha uygun fiyatlar alabilmenize olanak sağlar.