Sürdürülebilir kalite, faaliyet alanı ne olursa olsun bir şirketin kullandığı hammaddeden operasyonlarına, ürettiği katme değerin kalitesinden müşteriye sunduğu servise kadar her alanı kapsıyor. Her bir operasyonel birimin kalite anlamında üzerine düşen bir sorumluluk ve sağlaması gereken bir standart olduğu da aşikar. Dinamik ve son derece rekabetçi olan iş dünyasında kaliteyi sürdürülebilir kılmak ise rakiplerden ayrılarak bir adım öne çıkmanın şartlarından biri. Tabii konumuz Satınalma olduğu için bu yazıda kaliteyi ağırlıklı olarak Satınalma’da Kalite Yönetimi açısından inceleyeceğiz. 

Satınalma ve malzeme kalitesinin kalite yönetimi sistemlerinin anahtar oyuncularından biri olması son ürünün kalitesini direkt olarak etkiliyor. Dolayısıyla etkin bir satınalma yönetimi kaliteyi da kapsamak zorunda. 

Satınalma’da Kalite Yönetimi 

Kalite yönetimi perspektifinden bakıldığında, satınalma proseslerinin şirket içerisinde hammadde, yardımcı malzeme ve kaynak satınalma işlemlerinin stratejik olarak planlandığı ve katma değer yaratan bir operasyon olduğunu ya da en azından olması gerektiğini kabul etmeliyiz. Bu sebeple satınalma operasyonları şirketin ihtiyaçları ile pazarda var olanın ortak bir potada buluşturulduğu, verimli bir kombinasyonu olmalı. Bunu 4 adımda elde etmenin yolu ise: 

1.     İhtiyaçların Tanımlanması 

İsterseniz şirketin operasyon ve hizmetleri sırasında kullanacağı sarf malzemeleri veya demirbaşlar, isterseniz kâr ekleyerek satılacak ürünler, isterseniz de işlenerek son ürün elde edilecek hammaddeler olsun, satınalmaya konu olan ürünlerin tanımları net olmalı. Bizde sık kullanılan bir tanım vardır “en kalitelisi olsun, fiyatı da uygun olsun”. Cümlenin kendi içinde sahip olduğu paradoks bir yana, “en kaliteli” ne demektir? Ya da bu tarz, aslında hiçbir somut nitelik ifade etmeyen cümlelerle ne anlatılmaya çalışılmaktadır? Anlatmaya olmaması gerekenden başladık ancak olması gereken çok net. 

Satınalmayı planladığınız ürünlerin spesifikasyonlarını net olarak tanımlamanız, bu ürünleri en doğru kalitede satınalmanız yolundaki ilk ve en önemli adımlardan biri. 

2.     Tedarikçi Araştırması

Yine anlatmaya olumsuz tarafından başlayarak sık yapılan bir hatadan bahsedelim. Tedarikçi araştırması yaparken sadece “ihtiyaç duyduğunuz ürünleri, istediğiniz kalitede yapabiliyor” olup olmadığıyla mı ilgileniyorsunuz? Çok doğru. Ama eksik.... Tedarikçi seçiminde dikkat edilmesi gereken çok önemli bir başka kriter de o tedarikçinin kapasitesi olmalı. Aksi halde istediğiniz ürünü normal şartlar altında istediğiniz kalitede üretebilecek bir üretici ya teslimatta gecikecek ya da operasyonlarını hızlandırmak için kaliteden ödün vermek durumunda kalacaktır. Her iki şekilde de bu durumdan alıcı olarak sizin kalite standardınız negatif yönde etkilenecektir. 

3.     Tedarikçi İlişkileri Yönetimi 

Satınalmaya konu ürünü tanımlayıp duğru tedarikçiyi bulmak başlangıç için önemli adımlardı ancak devamında kalite standardizasyonu için tedarikçiyle işbirliğiniz önem kazanıyor. Tedarikçi ile kuracağınız açık ve net iletişim karşılıklı beklenti ve ihtiyaçları anlayarak çözüm üretme konusunda bir köprü olmalı ve sürdürülebilir kalite sağlamak için geleceğe dönük stratejik planları birlikte geliştirmelisiniz. İşbirliğinizde mutlaka sorunlar ve anlaşmazlıklar da çıkacaktır. Elbette süreç içerisinde tedarikçi ile ilişkiyi bitirmeye sebep olabilecek öneme sahip, ciddi problemler de yaşanabilir ancak problemler çok büyük boyutta olmadığı sürece tedarikçi değiştirme yoluna gitmemeli, var olan, kalite standartlarınıza hakim tedarikçilerle devam ederek problemleri çözme yoluna gitmelisiniz. 

Bu konuda daha detaylı yazımızı 7 Adımda Tedarikçi İlişkileri Yönetimi   linkide okuyabilirsiniz. 

4.     Değerlendirme

Satınalma operasyonları tekrar eden proseslerdendir. Dolayısıyla hem süreç içerisinde hem de belirli aralıklarla satınalma verimliliği, etkinliği ve hem ürünlerin hem de satınalma işleminin kalitesi ölçülerek değerlendirilmelidir. Değerlendirme sonrasında etkin olmayan veya yanlış yönetilen operasyonlar geliştirilmeli ve satınalma operasyonu ile kalitenin standardize edilmesi sağlanmalıdır. Bunun için ölçülüp değerlendirilecek faktörler sektörden sektöre değişmekle birlikte ana başlıklar halinde toparlamak istersek; 

-          Maliyet (hem operasyon hem satınalmaya konu ürünlerin maliyeti) 

-          Zamanlama

-          Tedarikçi portföyü 

-          Ürün kalitesi

-          İletişim kalitesi

-          Lojistik