Satınalmanın her yönüne değindiğimiz yazı dizisinde E-Satınalma konusundan bahsetmemek olmazdı. Günümüzde teknoloji hayatın her alanda kendi yer edindi ve bu yeri de hızla genişletiyor. Satınalma’ya dokunmayacağını düşünmek büyük bir hata olurdu. Sadece bireylerin alış veriş kültürünü değil, şirketlerin de satınalma yapısını tamamen değiştiren E-Satınalma görmezden gelinmeyecek, hatta zamanla vazgeçilmez bir uygulama olacak bir sistem. O zaman bu sistemi daha yakından tanımanın zamanı da geldi. 

1.     E-Satınalma Nedir?

Uzun adı Elektronik Satınalma olan E-Satınalma online bir platform üzerinden tedarikçilerden fiyat alınması, değerlendirme ve karşılaştırma yapılmasını, hatta sonrasında sipariş geçilerek devamındaki tüm adımların takip edilmesini içeren sistemlerdir. Burada yaptığımız tanım daha çok şirketlerle ve toplu satınalmalarla ilgiliymiş gibi görünse de aslında E-Satınalma kapsamı çok daha geniş. Tüketiciler olarak hepimizin internet üzerinden satınaldığımız ürünler ve servisleri de kapsayan E-Satınalma artık organizasyonlar için de maliyet düşüren ve satınalma operasyonlarını hızlandıran yeni araçların tamamı diyebiliriz. 

2.     Neden E-Satınalma?

Tedarikçilere online platformlar aracılığıyla ulaşılabilen ve gereken tüm bilgiyi tek seferde aynı yerden verebilen E-Satınalma sistemleri hız, şeffaflık ve güvenilirlik sebebiyle her geçen gün daha fazla firma tarafından tercih ediliyor. 

3.     E-Satınalma Sistemlerinin Avantajları Nelerdir?

Geleneksel satınalma metodlarına göre E-Satınalma avantajları özellikle hız ve şeffaflık konusunda öne çıkıyor. Ancak biz biraz daha detaya inelim ve bu sistemlerin sağlayabileceği tüm faydalara değinelim: 

Maliyet: Daha fazla sayıda tedarikçiye ulaşabilme, farklı fiyat teklifi yaklaşımları gibi daha düşük fiyattan ürün satın alabilme yetkinliğini arttırmasının yanında, daha hızlı operasyon ve daha az insan kaynakları ile operasyon maliyetleri de düşürülür. 

Tedarikçi İlişkileri: Aslında tamamen internet ortamında gerçekleşen bir operasyon tedarikçi ilişkilerinin gelişmesini nasıl sağlar diye düşünebilirsiniz. İlk anda öyle olduğu da doğrudur. Ancak seçilen sisteme göre değişmekle birlikte E-Satınalma genelde tedarikçilere teklif veren diğer tedarikçileri de görme olanağı tanıdığı için müşteri – tedarikçi ilişkilerinde şeffaflık sağlanır. Bunun dışında uzak lokasyonda olmanın yarattığı iletişim problemleri de minimize edilir. 

Risk Yönetimi: E-Satınalma süreçlerine sistematik bir yaklaşımla bakıldığında şirketler teklif alma süreçlerinde tam kontrol sahibi olabilir. Bu da sonucunda risk yönetimi konusunda daha fazla bilgi ve analizle daha risksiz kararlar almayı veya riskleri öngörerek hazırlıklı olmayı getirir. 

4.     E-Satınalma Kimler Tarafından Uygulanabilir?

Aslında E-Satınalma yazılımları satın alabilen her şirket tarafından uygulanabilir diyebiliriz ancak faydası maliyetine değecek şirketler tarafından kullanılması en verimlisidir. Bu da; düzenli olarak hammadde satınalması yapan, atölye, fabrika, restoran gibi işletmeler ile perakende sektöründe yer alan firmalar ya da kısaca belirli hizmet ve ürünleri düzenli olarak tedarik eden şirketler diyebiliriz. 

5.     E-Satınalma Araçları ve Yazılımları Nelerdir? 

Kullanılan E-Satınalma araçları sistemin başarısını önemli ölçüde etkiliyor. Öte yandan E-Satınalma yazılımları da çoğunlukla belirli bir temele sahip olmakla birlikte şirketlerin ihtiyaçlarına göre geliştiriliyor. Dolayısıyla içinde bulunduğunuz sektörün dinamiklerine, şirket olarak beklentilerinize göre E-Satınalma yazılımı seçip satıcı firma tarafından geliştirilmesini talep edebiliyorsunuz. 

2017 için en güncel ve en çok tercih edilen E-Satınalma araçları ise; 

GMBS (Geneva Business Management Systems), Pool4Tool, Tecsys, Coupa (Cloud Spend Management), S2K (S2K Warehouse Management Software), Cirrus TMS, SutiProcure, IBS Enterprise, Epicor, Pronto Xi ve QStart QLM Sourcing diyebiliriz.

6.     E-Satınalma Yazılımı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli? 

Tabii ki öncelikle şirketinizin ihtiyaçlarına. Ancak konu bu kadar basit olamaz. Bunun dışında hangi sektörde nasıl bir iş yaparsanız yapın, satın alacağınız E-Satınalma yazılımı; 

-          Tedarikçi, satınalma uzmanları ve üst düzey yönetimin uyum ve işbirliği içinde çalışmasına kolaylık sağlayan, 

-          Tek bir platformda tüm teklifleri fiyat, teslim tarihi ve diğer detaylarıyla karşılaştırmalı olarak gösterebilen, 

-          Şirketinizin diğer online sistemleriyle uyumlu çalışabilen, 

-          Sahip olduğu datalar ile detaylı analizler çıkarabilen, 

-          Ve kullanımı kolay

sistemler olmalıdır.