10 Adımda Evden Çalışırken Verimliliği Korumanın Yolları yazısında sizlere son dönemde giderek yaygınlaşan ev ofis tipi çalışmada işe odaklanmanın, konsantrasyonu kaybetmemenin püf noktalarından bahsetmek istiyorum. Ki bu konuda benim de şahsi olarak 3 yıllık bir tecrübem var. Yazı boyunca bazen bilimsel araştırmalardan, bazen de kendi tecrübelerimden örnekler vererek evden çalışırken verimliliği korumanın yolları hakkında konuşalım biraz. 

Aslında teknolojinin gelişmesiyle son 15 yılda evden çalışma belirli bir ivme kazanarak yaygınlaşıyordu. Ancak bu yaygınlaşma daha çok “tercih” ekseninde kalıyordu. Başka bir deyişle; evden çalışmayı isteyenler bu yöntemi uyguluyor ya da en azından uygulamaya çalışıyordu. Öte yandan 2020 yılında hala yaşamakta olduğumuz Covid-19 pandemisi evden çalışma yöntemini bir tercih olmaktan çıkarıp, bazılarımız için zorunluluk haline getirdi. Haliyle kendi tercihiyle de olsa, zorunluluktan da olsa evden çalışan oranında ciddi bir artış meydana geldi ki bu grubun bir kısmının da uzun vadeli olacağı öngörülüyor. 

Aslında evden çalışmanın da birden fazla çeşidi mevcut. Yazıda ben her kesime hitap edebilecek ipuçları vereceğim ancak yine de bir sınıflandırma yapalım isterseniz: 

-        Yazılım, tasarım, yazarlık, çevirmenlik gibi yalnız çalışılan ve yüksek dikkat gerektiren bireysel işler,

-        Online satış da dahil olmak üzere, yüksek iletişim ve zaman zaman ev/ofis dışı ziyaret de gerektiren bireysel işler, 

-        Bir kuruma bağlı olarak (haliyle sık sık ekiple iletişimde kalmayı gerektiren) evden yürütülen işler.

Ki bu sonuncu grubun verimliliğinin (uzaktan da olsa) ekip çalışmasının yüksek olması sebebiyle kolaylıkla daha yüksek olabileceğini öngörebiliriz. Örneğin; yöneticiniz sabah 09:00’a toplantı koydu. İsterseniz konsantre olmayın… 

Öte yandan ilk iki grubun işe odaklanması, verimliliğini yüksek tutması zor olabilir. Ancak yazıda bahsedeceğimiz tavsiyeleri uygulayarak bunu bir sorun olmaktan çıkarabilirsiniz. 

Aslında 2019 yılında Airtasker tarafından bu konuda yapılmış bir araştırma da mevcut. 505 kişisi evden çalışan olmak üzere toplamda 1004 kişiyle yapılan bu çalışmada evden çalışanların ofiste çalışanlara göre ayda toplam 1,4 gün, yılda ise 16,8 gün daha fazla çalıştığı ortaya konmuş. Dolayısıyla verimli bir ev ofis çalışması hayal değil, hatta gerekli koşullar sağlandığında ofiste çalışmaktan çok daha verimli diyebiliriz. Peki bu gerekli koşullar? 

1. Kendinizi tanıyın

“Kişisel verimlilik” söz konusu olduğunda göz önünde bulundurulması gereken ilk şey  kişisel farklılıklardır diyebiliriz. Kimimiz en ufak sesten rahatsız olurken, kimimiz herhangi bir ses olmadan çalışamaz, kimimiz de sakin bir müzik eşliğinde en verimli işlerini çıkarır. Kimimiz dağınık ortamlarda verimlidir, kimimiz içinse “düzen” olmazsa olmazdır. 

Dolayısıyla nelerin dikkatinizi dağıttığını, nelerin motivasyonunuzu arttırdığını bilmek ve çalışma alanınız ile çalışma programınızı buna göre yapmak verimliliğinizi önemli oranda etkileyecektir. 

Kendimden örnek vermem gerekirse; hava durumundan (ki hava durumu nasıl olursa olsun) etkilenirim. Güneşli ve güzel havalarda bir binada kapalı olmak zor gelir, kapalı havalarda da moral ve motivasyonum düşer. Yağmur ve fırtınadan hiç bahsetmeyeyim, otomatik bir şekilde ölü taklidi moduna geçiyorum öyle günlerde. Bu sebeple, evde çalışma alanım pencerelere en uzak yerdedir. Hiçbir şekilde hava ile haşır neşir olmamaya çalışırım. Penceresiz oda olsaydı, orada çalışırdım hatta. 

İşte bu sebeplerden dolayı; kendiniz hakkında şöyle bir kısaca düşünün, nelerden etkilendiğinizi belirleyin ve bunları çalışma ortamınızdan uzak tutun. 

2.    İşinizin gerekliliklerine göre çalışma alanınınızı belirleyin

Her işin gereklilikleri farklı. Bazı işler sık sık görüntülü konuşma gerektirir, bazı işler zaman zaman müşteri ziyareti gerektirir, bazıları da yüksek dikkat. Dolayısıyla yaptığınız işin gereklilikleri üzerinde de kısaca bir düşünmeli ve çalışma ortamınızı buna göre tasarlamalısınız.

Sık sık görüntülü toplantı gerektiren bir iş yapıyorsanız kamerada darmadağın bir ev görünmemesini istersiniz. Çok fazla evrak veya nesne ile işiniz varsa geniş bir alana ihtiyaç duyarsınız. Örnekler çoğaltılabilir. Söylemek istediğim; işiniz konusundaki en kritik gerekliliklerin bir listesini yapın ve hem çalışma alanınızı hem de çalışma programınızı buna göre düzenleyin.  

3. İş ile Özel Hayatınızı Kesin Bir Şekilde Birbirinden Ayırın

Aslında bunun üzerine söylenecek fazla bir şey yok. İlk başta insana istediği saatte yatıp istediği saatte çalışma, gün içinde çocuklarla ilgilenme gibi keyifli aktiviteler veya arada fırsat buldukça mutfağı temizleme gibi işleri tamamlamak cazip gelebilir. Öyledir de, ancak orta ve uzun vadede iş performansınızı düşüreceğinden emin olabilirsiniz. Çünkü özel hayatınızla ilgili tüm detaylar, ister keyif ister görev olsun, dikkat dağıtıcı dış faktörlerdir. 

Yazının başında da bahsettiğim Airtasker’ın araştırmasında evden çalışanların günde ortalama 27 dakikası, bir ofiste çalışanların ise günde ortalama 37 dakikası çeşitli dış faktörlerden dolayı boşa geçiyormuş. Ofiste daha fazla zaman kaybının sebebi ise dış faktörlerin fazla olması olarak belirtilmiş. Dolayısıyla evden çalışırken de iş dışındaki faktörleri ne kadar elimine ederseniz verimliliğiniz de o kadar yüksek olacaktır. 

4. Düzenli Çalışma Saatleri ve Günleri Belirleyin

Ben 3 yıl önce evden çalışma düzenine haftada 5 gün, 9-18 temposu istemediğim için geçmiştim. Çalışmak ya da çok çalışmakla ilgili bir sorunum yoktu sadece zamanımı kendim belirlemek istiyordum ve bu zamanı da aralıksız, tatilsiz 20 gün çalışma, ardından 7-8 gün tamamen tatil şeklinde belirledim.
3 yıl sonra editi: Öyle yapmayın, çok zor.

Kulağa ne kadar sıkıcı gelse de 9-6 düzeni insanı disipline ediyor. Eğer işiniz müsaitse siz bunu Pazartesi-Cuma değil de, Çarşamba-Pazar yapın  isterseniz. Ama mutlaka bir düzeniniz olsun. Ki Pazartesi-Cuma, 9-16 düzeni tercih ederseniz bunun ekstra bir faydası daha var. Toplumda genel kabul görmüş çalışma zamanı olduğu için tanıdığınız çoğu insan da bu düzende çalışıyor olacak ve kolektif motivasyonun yüksek olmasından dolayı sizin kişisel motivasyonunuz da Pazar günü çalışmaya kıyasla daha yüksek olacaktır. 

5. Çalışırken Düzenli Aralıklarla Mola Verin

Yoruldukça mutlaka ara vereceksinizdir ancak söz konusu evden çalışırken verimliliği korumanın yolları ise bu konuda da biraz disiplinli olmakta fayda var. Mümkünse mola vereceğiniz saatleri önceden belirleyin ve gün içerisinde de buna sadık kalın. 11:00’de 15 dakikalık bir mola verecekseniz buna mutlaka uyun. Kabalalık bir ofiste bu tarz mola saatlerine uymamak motivasyonda ciddi bir sorun yaratmaz. Zira orada toplantılar, telefon edenler, arayıp bir şey soranlar gün içerisinde işe odaklanmanızı mümkün kılar. Ancak evde tek başınıza çalışırken “eldeki iş bitmedi, şunu tamamlayayım” derseniz programınız baştan sona etkilenir ve bir noktada kontrolü kaybedersiniz.

6. Gün Ortasına İş Dışı Aktiviteler Planlamayın

Bir ofiste çalışırken saat 14:00’deki dişçi randevunuza gidip sonra da dönüp kaldığınız yerden çalışmaya devam edebilirsiniz. Ancak evde tek başınıza çalışırken bunun imkansız değil ama biraz daha zor olacağını unutmayın. 

Elbette gün içinde iş dışı aktiviteleriniz olacaktır, hatta bunların bazıları için evden çıkmanız da gerekecektir. Daha da ötesi, bir kısmı 9-18 dediğimiz mesai saatleri içerisinde de olabilir. Size önerim bu tarz iş dışı aktiviteleri sabah (mümkünse mesaiden önce, değilse 9-11 arası gibi) veya akşam saatlerine (mümkünse mesaiden sonra, değilse 16-18 arası gibi) planlamanız. Ne olursa olsun gün ortasına iş dışı aktivite planlamamanızı tavsiye ederim. 

7. Planlı Olun

Planlı olmak veya olmamak kişisel bir özellik aslında. Kimilerimiz plan yapmadan adım atamazken kimilerimiz de bir plana bağlı kalmaktan sıkılabiliyor. Ancak evden çalışıyorsanız ve verimli olmanız gerekiyorsa bir plan yapmak zorundasınız. Sizi sıksa bile. 

İdeali günlük, haftalık ve aylık planlar yapmak. Hatta ben programımın netliği doğrultusunda çoğu zaman daha uzun vadeli planlar da yapıyorum. Hangi ay, hangi müşterimin, hangi işinin, hangi kısmını yapacağımı dahi üstünkörü de olsa belirliyorum. Ve bunun son derece faydasını gördüğümü söyleyebilirim. 

Siz de haftalık, aylık plan yapamıyorsanız bile günlük planlarınız mutlaka olmalı. Her akşam işiniz bittiğinde 5 dakika ayırıp bir sonraki gün yapacaklarınızın listesini (to-do-list) hazırlayın. Ve ertesi gün de yaptıkça o işlerin üstünü çizin. 

Size tavsiyem bu listede “XXX kişisine YYY konusunda mail atılacak” gibi kısa sürebilecek işler bile olsun. Elbette atacağınız her maili to-do-list’e alın demiyorum ancak bunlar arasında kritik olanlar varsa onları listeye mutlaka alın. Kısa sürecek bir iş belki, ama üzerini çizdiğinizde yaşattığı “görev tamamlandı” duygusu o günün geri kalanındaki tüm çalışmanızı verimli geçirmenizi sağlayacak. 

8. Sınırlarınızı Belirleyin

Gerek aile ve arkadaşların iletişim kurma çabası gerekse sosyal medya, televizyon gibi dış etkenler gün içerisinde işe odaklanmayı zorlaştırabilir. Dolayısıyla sınırlarınızı mutlaka belirleyin. 

Çalışmaya ayırdığınız saatlerde hiçbir şekilde sosyal medyaya bakmayın, bunun için molalarınız var. Aileniz ve arkadaşlarınıza ise “evde olmanızın boş oturduğunuz anlamına gelmediğini, sorumluluklarınızı olduğunu, bu durumun ofiste çalışmaktan sorumluluk açısından farklı olmadığını, hatta işinizi yapabilmek için daha çok odaklanmanız gerektiğini” net bir şekilde belirtin. 

Durumu bilmeyenler, bilse de umursamayanlar olacaktır. Bir kişi art arda telefon etmediği sürece (art arda arıyorsa önemli bir durum var demektir), ve eğer arayanın işle ilgili konuşmayacağından eminseniz size tavsiyem çalan telefonları da açmayın. 

Bu durum bir ofiste sorun yaratmaz. Karşınızdaki telefonda özel bir sorununu anlatırken yöneticiniz gelir soru sorar, ekibinizden biri gelir evrak bırakır kapatırsınız o telefonu. Ancak evde bunu yapmanız zor. O yüzden o telefonları baştan hiç açmayın. 

9. Giyiminize Özel Gösterin

“İşe gider gibi giyinin, süslenin” demiyorum aslında. Ancak pijamalarla çalışmayı da düşünmeseniz iyi olur. En basitinden ev ve uyku kıyafetlerinizi çıkarıp, bir kot bir kazak bile giyseniz, saçınızı düzgün bir şekilde tarasanız çalışma moduna geçersiniz. 

Aslında bu durum ev içerisinde çalışmak için ayrılmış “ev ofis” konusu ile benzer bir psikolojik etki yaratıyor. Her ikisinde de ev psikolojisinden çıkıp çalışma psikolojisine geçiyorsunuz. Ve işe odaklanmanız kolaylaşıyor. 

10.                İş Arkadaşlarınızla İletişiminizi Korumaya Özen Gösterin

Bir ofiste çalışmanın en iyi yanı kolektif motivasyon diyebilirim. Sizin enerjiniz düşük olsa bile iş arkadaşlarınızın enerjisi gün içerisinde sizi toparlamaya da yetiyor bazen. Ancak evden çalışırken bu imkandan faydalanmak zor. 

Tabii sık sık iletişim ve toplantı gerektiren işler için söz konusu değil bu durum. Ancak yazarlık, tasarım, yazılım gibi tek başına çalışılan bir iş yapıyorsanız varsa ekip arkadaşlarınızla, yoksa sizinle aynı işi yapanlarla zaman zaman görüşmek hem işle ilgili bilgi paylaşımını sağlıyor hem de ortak paydada buluşabildiğiniz insanlarla iletişimde kalmak o işe odaklanmanıza yardımcı oluyor. Yeni fikirler edindirmesi de bonus. 

Dolayısıyla evden çalışıyorsunuz diye kendinizi eve hapsetmemelisiniz.