Tek kişilik bir girişiminiz veya
küçük bir işletmeniz varsa tedarik zincirini yönetmek daha büyük
organizasyonlara göre daha zor olacaktır. Yönetilmesi gereken insan ve kurum
dışı faktörler daha az sayıda olmasına rağmen. Zira tedarik zincirini oluşturan
lojistik, talep planlama, tedarik, tedarikçiler gibi yapı taşlarının her birine
odaklanacak ve enerjisinin tümünü buna ayıracak çalışan veya ekiplerden mahrumsunuzdur.
Öte yandan, tedarik zinciri performansına direkt etki eden faktörleri sürekli
kontrol altında tutup geliştirerek başarı elde edebilirsiniz. Ancak bu
faktörler de sayıca çok. Teslim süreleri, gecikmeler, alınan ürün fiyatları,
sipariş tarihleri, nakliye masrafları gibi çeşit çeşit kriter mevcut ve elbette
hepsinin kaydı tutulmalı. Peki bu faktörlerin hepsi sürekli gözlemlenmeli mi?
Aynı anda tüm bu faktörlerde iyileştirmeye gidilmeli mi? İmkanınız ve zamanınız
varsa tabii ki. Ancak daha akıllı davranıp zamanınızı ve olanaklarınızı daha
verimli kullanarak tedarik zinciri performansını arttırmak istiyorsanız, ki
istemelisiniz, bu faktörler arasından en önemli 4 tanesine konsantre
olmalısınız. Nasıl mı?
1. Doğru Zamanda Sevkiyat, Terminler
Aslında terminler dediğimizde hem
tedarikçinizin size gönderdiği ürünlerin doğru zamanda sevkiyatı hem de sizin
müşterilerinize gönderdiğiniz ürünlerin doğru zamanda sevkiyatından
bahsediyoruz. (Ancak, diyelim ki restoran işi yapıyorsunuz, elbette sizin için
sadece tedarikçinin terminleri önemli.)
Her iki durumda da, zamanında
yüklenmeyen siparişler zaman ve para kaybı olarak size yansıyacak. Büyük
şirketler termin gecikmelerini ve tedarikçilerinin zamanında yükleme
performansını gelişmiş ERP yazılımları ile kayıt ve takip ediyor ancak sizin bu
kadar pahalı yazılımlara ihtiyacınız var mı? Aslında yok. Basit bir excel
dosyası ile tedarikçilerinizin ve kendinizin gecikme performansını kayıt
altında tutarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık periyodlarda güncel durumu inceleyebilir
ve gerektiği yerde önlem alabilirsiniz. Kayıt altına almanız gerekenler ise
sadece;
Tedarikçi Sevkiyat Performansı İçin;
Tedarikçinin adı, anlaşılan teslim
tarihi, fiilen gerçekleşen teslim tarihi, gecikme varsa sebebi.
Sizin Sevkiyat Performansınız İçin;
Müşteri adı, teslim edilmesi
gereken tarih, fiilen gerçekleşen teslim tarihi, gecikme varsa sebebi.
Yeri gelmişken, “doğru zamanda
yükleme performansı” ne olmalı diye sorabilirsiniz. Aslında ideali %100 ancak
çevresel veya ekonomik nedenlerden dolayı tüm sevkiyatların tam zamanında
yapılmasını beklemek de realist bir yaklaşım sayılmaz. %95 üzeri bir
performansla siz veya tedarikçileriniz zamanında yükleme yapıyorsa sonucu
başarılı olarak değerlendirebilirsiniz. %85 – 95 arası performans ufak tefek
düzenlemelerle iyileştirilebilir bir oran. Ancak doğru zamanda sevkiyat siz
veya tedarikçilerinizde %85’den daha düşük bir performansla gerçekleşmişse
radikal bir değişiklik düşünmelisiniz.
2. Stok Takibi
Mükemmel bir stok takibi
sisteminiz varsa müşterilerinize tüm siparişlerini zamanında
yükleyebileceğinizi, veya otel, restoran gibi servis sektöründeyseniz
hizmetlerinizde üründen kaynaklanan bir aksama olmayacağını öngörebilirsiniz.
Her gün stok sayımı yapmanız da mümkün olmayacağına göre yine excel veya başka
bir ortamda ürün ve hammaddelerinizin giriş çıkış kaydını tutmalısınız. Burada
önemli olan, tuttuğunuz kayıtların herhangi bir zamanda kontrol etmek
istediğinizde hatırlayamayacağınız kadar karmaşık olmaması ve doğru bilgi
almanız açısından da güncel olması gerektiğidir.
3. Stok Sayımı
Stok sayımı her gün değilse de
periyodik olarak (aylık, yıllık veya haftalık) yapılması gereken bir kontrol
operasyonu. Stok sayımı verilerini kullanarak tedarik zinciri performansınızı
arttırmanın yolu ise bunun belirli bir düzende tekrarlanmasından geçiyor. İş
hacminize göre haftalık veya aylık periyodlarda, ancak atlamadan, stok sayımı
yaparak kaydını tuttuğunuz stok verileri ile karşılaştırmak ve sonucu
değerlendirmek tedarik zinciri performansınızın güncel durumunu ve
geliştirmeniz gereken bir yön olup olmadığını verecek.
Değerlendirirken de; eğer stok
sayımı sonrası %98 ve üzerinde bir performansla stok takibi yapmışsanız
kendinizi ve işletmenizi başarılı olarak görebilirsiniz. %95 gibi bir
performans stok takibinde iyileştirme yapmanız gerektiğini gösterirken bu
rakamın altı (ki bu durum; deponuzda görünen ürünlerin gerçek sayısının
tuttuğunuz kayıtlardan %5 veya daha fazla oranda farklı olması anlamına
gelmektedir) radikal bir değişiklik yapmanız gerektiğini ifade eder.
4. Maliyet Takibi
Satıştan elde edilen geliri zaten
takip ediyorsunuz. Ancak ürün maliyetlerini ne kadar doğru takip ettiğinizi
düşündünüz mü?
Mutlaka alınan ürünün fiyatı ve
varsa nakliye gibi giderleri hesaplamışsınızdır ancak kârlılığınızı doğru
hesaplayabilmek için, en azından ayda bir defa, henüz satılmamış ürünlerin stok
maliyeti, kira, elektrik, çalışan maaşları gibi sabit giderleriniz de dahil
olmak üzere irili ufaklı tüm masrafların dökümünü yaparak %100 doğru bir
maliyet çıkarmalı ve kârlılığı bundan sonra hesaplamalısınız. Aksi halde, ya
aslında zarar ediyorken ya da bildiğinizden daha az kâr ediyorken kârlı
olduğunuzu düşünerek gereksiz riskler alabilirsiniz.